Nesodden og KI: Halverer saksbehandlingstiden og sparer millioner

Julie Bye Johansen har gledet seg lenge. Samfunnsviteren har siden 2024 vært prosjektleder for innføringen av KI i saksbehandlingen i Nesodden kommune i Akershus.

Starter med byggesak

Byggesak er først ut, og etter grundig testing ble løsningen tatt i bruk i juni.

– Slike prosesser gjør alltid litt vondt i starten. Jobbskygging kan være krevende, du tråkker i andres bed. Nå er samarbeidsklimaet godt, sier Julie Bye Johansen til Plan.

Kommunens egen investeringsanalyse viser innsparinger med akkumulert nåverdi på over 43 millioner kroner fram til utgangen av 2034.

KS trekker da også fram Nesodden som et eksempel på hvordan kommuner kan gå fra å snakke om KI til faktisk verdiskaping.

Nesodden kommune

Folketall: 21.005

Areal: 61 km²

Administrasjonssenter: Nesoddtangen

Ordfører: Cathrine Kjenner Forsland (Ap)

Kommunedirektør: Hogne Eidissen

Ansatte i kommunen: 2439 (heltid og deltid)

Kommunen starter med behandlingen av byggesaker. Deretter skal løsningen bygges gradvis ut til NAV, barnevern og plan. Målet er klart: Alle virksomheter som saksbehandler, skal ta i bruk løsningen.

Nødvendig omstilling

Politikerne ga prosjektet et bredt mandat, og jobben startet i 2023. En omfattende kartlegging av kommunens egne rutiner og prosesser, dybdeintervjuer av ansatte, søkere og næringen, brukertesting, tidsbruksundersøkelser og innhenting av erfaring og forskning fra andre aktører.

Konklusjonen var nedslående, her er en kortversjon: «Ineffektiv samhandling mellom berørte avdelinger, tidkrevende saksbehandling, høy turnover og dårlig omdømme».

Gjertrud Aas Rye er leder for tjenesteutvikling i Nesodden kommune. Hun mener det er viktig å være ærlig på hvorfor omstillingen er nødvendig.

– Vi framsto som arrogante og utilgjengelige for både private og profesjonelle aktører. Omdømmet vårt var svakt. Noen hevdet til og med at saker ble behandlet raskere dersom man kjente noen i kommunen, sier Aas Rye, og presiserer at det ikke er avdekket forhold som tilsier usaklig forskjellsbehandling i saksbehandlingen.

Rundt 80 arbeidsprosesser på tvers av 17 virksomheter i kommunene er grundig kartlagt – og mange muligheter for en mer ensartet praksis og mindre manuelt arbeid er avdekket.

Skadelig helgardering

Kommunen overholdt ikke fristene, brukerne slet med å booke forhåndskonferanser, ventet lenge på referater og opprinnelig saksbehandler ble skiftet ut når mangelbrevet var sendt.

Nå følger samme saksbehandler saken i mål, referatene kommer lynraskt gjennom tale-til-notat-løsning – og fristene holdes.

Gjertrud Aas Rye og Julie Bye Johansen beskriver et aldri så lite internkaos med mange mangler og betydelige IT-utfordringer, gjerne understreket av manuelle sideregnskaper i Word og Excel, som reserve hvis noe skulle blir borte i systemene.

For brukerne måtte søknadene leveres flere steder med de samme vedleggene, det var mange avdelinger og personer å forholde seg til – kort sagt kronglete å navigere riktig.

Noen som kjenner seg igjen der ute? Helt sikkert.

Var det mangler med søknadene, fikk søkerne et standardbrev på ikke mindre enn fire A4-sider.

– Vi helgarderte oss for alle eventualiteter. Mangelbrevene skapte mye frustrasjon og opplevdes som en bråstopp for brukerne, forklarer de.

Nå er juristene kurset i klarspråk og standardformuleringene i svarbrevene er nå på en A4-side.

I tillegg innebærer beste praksis at kommunen nå er tro mot saksbehandlingsflyten, sjekklistene med hundrevis av krav fra Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) og milepæler:

• automatisk rapportering til Kostra

• effektivisert matrikkelføring og fakturering

• automatisk avvisning ved manglende oppfølging av mangelbrev

Endret dokumentflyten

Gjertrud Aas Rye beskriver dokumentveldet innenfor byggesak som vanvittig, noen saker har mer enn 100 vedlegg.

En stor milepæl for prosjektet kom i mars 2025:

– Over natta ble 0,8 årsverk frigjort fra dokumentsenteret vårt. I dag er mer enn 95 prosent av søknadene digitale, forklarer Aas Rye og Bye Johansen.

Innbyggere bosatt på Nesodden kan gratis bruke eByggesøk og får enkelt tilgang via kommunens hjemmeside.

Den nye flyten har flere gevinster enn sparte årsverk:

• Raskere saksbehandling – alle saker behandles innenfor frist

• Ingen gebyrtap

For å styrke samhandlingen internt har kommunen endret arbeidsprosesser. De har også innført felles avdelingsmøter for Plan og Byggesak, og faste møter mellom Byggesak, Eiendom, Infrastruktur vann og avløp (IVA) og Plan.

Det viktige veivalget

Å sette seg inn i brukernes perspektiv ble nøkkelen til suksess for Nesodden. Det handler om å forlate et avdekket bilde der søkerne forventet at kommunen løste utfordringene – og kommunen forventet at søkerne løste problemene selv.

Prosessen definerte de involverte brukernes  behov i åtte punkter:

Som saksbehandler ønsker jeg …

… å motta komplette søknader, slik at jeg raskt kan starte de faglige vurderingene av søknaden

… å få oversikt over nøkkelinformasjon i en sak, slik at jeg raskt kan sette meg inn i saken

… å motta sammendrag og vurderinger av søknader som inkluderer relevant historikk, slik at jeg raskt kan orientere meg i en sak.

… å motta et forslag til mangelbrev, foreløpig svar og vedtak basert på innholdet i søknaden, slik at jeg effektivt kan svare søker innenfor tidsfrister ved å kvalitetssikre og eventuelt justere innholdet

… tilgang på supplerende opplysninger og uttalelser fra eksterne tredjeparter, interne kilder eller søker

Som søker ønsker jeg å ha oversikt over søknadsprosessen, slik at jeg enkelt kan følge status, fremdrift, kostnader og mine oppgaver

Som system ønsker jeg …

… at alle søknader sendes digitalt, slik at jeg kan tolke, kategorisere, veilede og kommunisere med søker i den hensikt å komplettere søknad

… å gjøre oppslag i eksterne eller interne kilder, slik at jeg kan supplere søknad med påkrevd informasjon

Denne brukertilnærmingen er lagt merke til i KS: Prosjektleder Julie Bye Johansen er nå frikjøpt av KS til en 20 prosents stilling der hun skal bidra i KS sitt videre arbeid med å oppdatere og endre nasjonal produktspesifikasjon for fagsystemene til plan og byggesak.

– Hun er veldig dyktig, rett person på rett sted, skryter Gjertrud Aas Rye, Bye Johansens sjef.

Det største løftet

Kommunens digitaliseringspartner Ikomm har etablert en rammeavtale med utvalgte KI-leverandører. Nesodden har tegnet kontrakt på KI-plattformen Easley AI fra Netcompany, som integreres med sak- og arkivsystemet (Sikri).

– Med den demografiske utviklingen vi står i, er det avgjørende at vi finner nye måter å bruke ressursene på. KI kan hjelpe oss å sikre trygge og gode tjenester også i framtiden, sa assisterende kommunedirektør Esther Gilen i januar 2026.

Nå skjer det altså. Det er «Saksassistenten» som skal gi de store gevinstene. Det er der hverdagen til dagens 14 ansatte på byggesak og 8 ansatte på plan virkelig endres.

Den KI-drevne saksassistenten ...  

• leser og strukturerer innsendt dokumentasjon

• vurderer søknader opp mot gjeldende planverk og regelverk

• foreslår om saken er komplett eller mangelfull

• utarbeider utkast til vedtak eller mangelbrev

• All bruk skjer med menneskelig kvalitetssikring.

Minst halvert tidsbruk

Et konkret eksempel er saksbehandling av pipesøknader, der saksbehandler tidligere brukte to timer (120 minutter) på sakssjekk og like mye på å sammenstille saken og skrive svarbrev.

• Det forsiktige anslaget er 120 minutter frigjort tid totalt, altså en halvering av arbeidsinnsatsen

• Det optimistiske anslaget er 195 minutter frigjort tid totalt, en reduksjon på 81 prosent

• I investeringsanalysen er det forsiktige anslaget lagt til grunn.

Her er noen eksempler på brutto nyttevirkning i kroner de tre nærmeste årene:

• 2026 – 0,5 millioner: Redusert konsulentinnleie (barnevern)

• 2027 – 4,9 millioner: Reduserte lønnskostnader 3,0 mill. (3 årsverk), konsulentkutt 1,5 mill. og reduserte fagapplikasjoner 0,4 mill. (byggesak, NAV og barnevern)

• 2028 – 6,6 millioner kroner: Reduserte lønnskostnader 4,2 mill. (4 årsverk), konsulentkutt 2,0 mill. og reduserte fagapplikasjoner 0,4 mill. (byggesak, NAV og barnevern)

For innbyggere og næringslivet er det også økonomiske gevinster å hente. Byggesaksgebyrene ligger høyt målt mot mange andre kommuner, men når kostandene faller i kommunen, skal gebyrene også falle – basert på selvkostprinsippet.

Start med kartleggingen

Kommune-Norge følger med på hva som skjer i Nesodden kommune. Stram kommuneøkonomi vil tvinge flere til å tenke nytt.

– Hva er deres beste råd til andre kommuner?

– Start med en grundig kartlegging med organisasjonen og brukerne, sier Gjertrud Aas Rye og Julie Bye Johansen.